Księga przychodów i rozchodów służy do ewidencjonowania operacji gospodarczych w uproszczonej formie. Jej prowadzenie pozwala na określenie dochodu, podstawy opodatkowania i wysokości podatku za rok podatkowy. Kto może prowadzić KPiR, co powinno się w niej znaleźć i jak należy ją przechowywać?
Księga przychodów i rozchodów – co to takiego?
Księga przychodów i rozchodów, w skrócie nazywana KPiR, jest najprostszą metodą rozliczania się z przychodów i wydatków. To ewidencja, w której księgowane są m.in. przychody ze sprzedaży, wydatki związane z prowadzeniem działalności czy wszelkiego rodzaju zakupy towarów handlowych. KPiR może mieć formę papierową lub elektroniczną. W przypadku pierwszej z nich niezbędna jest numeracja stron. Zawartość księgi prowadzonej przy użyciu programu komputerowego należy z kolei przechowywać w porządku chronologicznym w odpowiednich folderach, z podziałem na okresy rozliczeniowe. Jak wynika z § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, musi być ona prowadzona w sposób niewadliwy i rzetelny.
Którzy przedsiębiorcy prowadzą KPiR?
Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona przez przedsiębiorców, którzy rozliczają podatek na zasadach ogólnych liniowo bądź zgodnie ze skalą podatkową. Możliwość ta dotyczy również osób, które prowadzą firmę indywidualnie bądź w postaci spółki jawnej lub cywilnej osób fizycznych, spółki partnerskiej czy przedsiębiorstwa w spadku. Ponadto KPiR może prowadzić przedsiębiorca, którego przychody ze spółki lub przychody netto bez VAT z działalności nie były w poprzednim roku wyższe niż 9 188 200 złotych.
Kiedy założyć księgę przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów może być założona na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego bądź na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie trwania roku podatkowego. Same zapisy w KPiR muszą być dokonywane na bieżąco – codziennie pod koniec dnia bądź następnego dnia, jednak jeszcze przed rozpoczęciem pracy. W sytuacji, gdy księgę przychodów i rozchodów prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, zapisy mogą być dokonywane chronologicznie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Po zakończeniu całego roku podatkowego KPiR również musi zostać zamknięta.
KPiR – co powinno się w niej znaleźć?
Przeczytaj także: Faktura korygująca w pigułce. Co musisz o niej wiedzieć?
W księdze przychodów i rozchodów znajdują się wszelkiego rodzaju dowody księgowe, m.in. faktury VAT, dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody opłat bankowych czy raporty fiskalne. W KPiR widnieją również dowody przesunięć, dowody wewnętrzne czy dowody opłat pocztowych. Powinny znaleźć się w niej ponadto opisy bądź specyfikacje otrzymanych towarów handlowych i materiałów, połączone z przysłaną później fakturą. Dokumenty w księdze przychodów i rozchodów muszą zawierać datę wystawienia i datę dokonania operacji oraz określenie wystawcy lub stron biorących udział w operacji – zarówno nazwy, jak i adresy. Nie powinno zabraknąć w nich też przedmiotu ani wartości operacji gospodarczej, podpisów osób uprawnionych do ich dokumentowania czy oznaczeń pozwalających na powiązanie danego dowodu księgowego z zapisami księgowymi.
Księgowanie przychodów i kosztów
W KPiR koszty uzyskania przychodów powinny być ewidencjonowane w różnych datach – zależnie od rodzajów kosztów. Przychody ujmuje się z kolei w dacie uznawanej za moment,
w którym powstał przychód. Zakup materiałów i towarów handlowych ewidencjonowany jest w dacie, w której została wystawiona faktura. Składki ZUS i wynagrodzenia ujmowane są natomiast pod datą, w której wydatek poniesiono. Koszty kwalifikacyjne jako wydatki pozostałe księguje się w zależności od wyboru metody księgowania – memoriałowej lub kasowej.
Co oprócz KPiR?
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów wiąże się także z koniecznością prowadzenia ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych. W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego działalność kantorową konieczne jest prowadzenie ewidencji kupna oraz sprzedaży wartości dewizowych, z kolei jeśli KPiR prowadzi biuro rachunkowe, a przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji na kasie – niezbędna okaże się także ewidencja sprzedaży. Jeżeli firmowe samochody są środkami trwałymi przeznaczonymi wyłącznie na użytek przedsiębiorstwa, a właściciel chce odliczyć 100% wydatków na ich wykorzystywanie, należy prowadzić również ewidencję przebiegu pojazdów.
Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów
KPiR powinna być przechowywana w miejscu, które podatnik wskazał jako siedzibę firmy, lub w miejscu, w którym wykonywana jest działalność. W przypadku firm wielozakładowych księga musi znajdować się w każdym z nich. Księga może być prowadzona wspólnie dla wszystkich zakładów, o ile w każdym zakładzie podatnik będzie prowadził dodatkowo ewidencję sprzedaży. W takiej sytuacji wspólną KPiR należy przechowywać w siedzibie firmy bądź w jednym z zakładów – jeśli przedsiębiorstwo nie ma siedziby. Jeżeli księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe, może być ona przechowywania zarówno w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania działalności, jak i w samym biurze.