W obiegu gospodarczym występuje wiele rodzajów faktur – a jedną z nich jest faktura korygująca. Wystawia się ją w przypadku popełnienia błędu bądź wystąpienia pewnych zmian w fakturze pierwotnej. Co warto wiedzieć o tym dokumencie?
Faktura korygująca – co ją wyróżnia?
Faktura korygująca służy do wprowadzania poprawek na wystawionej wcześniej fakturze. Błędy może korygować wyłącznie osoba, która wystawiła pierwotny dokument. Faktura tego rodzaju wystawiana jest w minimum dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej strony. Kopia dokumentu trafia do sprzedawcy, z kolei oryginał należy do nabywcy. Polskie przepisy nie wskazują konkretnych terminów wystawiania faktur korygujących – jeżeli jednak wystąpi powód korekty, najlepiej dokonać jej od razu.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawia się w sytuacji, gdy w którejś pozycji faktury został stwierdzony błąd bądź jeśli zmieniła się kwota podatku lub podstawa opodatkowania wskazana w dokumencie. Ten typ faktury wystawiany jest również w przypadku, kiedy klient otrzymuje rabat na zakupiony towar lub decyduje się na jego zwrot. Korekta konkretnej pozycji w fakturze pozwala na zmianę m.in. danych kontrahenta czy stawki podatku VAT.
Faktura korygująca – co powinno się w niej znaleźć?
W fakturze korygującej powinny znaleźć się dane, które widnieją w pierwotnym dokumencie. Mowa m.in. o:
- dacie jej wystawienia;
- numerze w ramach stosowanej serii numeracji;
- NIP-ie podatnika;
- nazwie lub rodzaju towaru/usługi, których korekta dotyczy;
- numerze identyfikującym fakturę w KSeF;
- numerze, za pomocą którego nabywca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on usługę bądź towar.
W przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej niezbędne jest ujęcie także danych nabywcy oraz sprzedawcy – adresu oraz nazwy lub imion i nazwisk. Co więcej, w fakturze korygującej nie może zabraknąć numeru kolejnego oraz daty jej wystawienia. Dokumenty tego rodzaju zawierają wyrażenia „faktura korygująca” lub „korekta” i informują o przyczynie korekty. Jeżeli w związku z korektą faktury ma miejsce zmiana wartości podatku należnego lub podstawy opodatkowania, osoba wystawiająca fakturę powinna umieścić w niej także kwotę korekty podatku lub podstawy z podziałem na kwoty związane z konkretnymi stawkami podatku i sprzedaży zwolnionej.
Przeczytaj także: Obowiązkowy KSeF: ważne terminy i kary za błędy w fakturach
Jak wystawić fakturę korygującą?
Wystawianie faktur korygujących przy użyciu specjalnych programów do fakturowania jest wyjątkowo proste i nie zajmuje wiele czasu – to zasługa dostępnych tam wzorów. Zazwyczaj w celu wystawienia tego rodzaju dokumentu należy jedynie wybrać opcję „Wystaw fakturę korygującą” i uzupełnić wymagane pola. Jeżeli przedsiębiorca nie korzysta z tego rodzaju programu ani z usług biura księgowego, podczas tworzenia faktury korygującej musi uwzględnić w niej elementy wymienione w poprzednim punkcie.
Faktura korygująca a KSeF
Krajowy System e-Faktur jest obecnie całkowicie dobrowolny. Od 2024 roku integracja z systemem stanie się jednak obligatoryjna dla wszystkich przedsiębiorców, którzy podlegają polskim przepisom podatkowym. Korzystając z KSeF, korekty w fakturach ustrukturyzowanych można wprowadzać wyłącznie wystawiając fakturę korygującą za pośrednictwem systemu. Dokument korygujący powinien zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną w Krajowym Systemie e-Faktur. Dzięki temu możliwe jest ich powiązanie w sposób automatyczny. Fakturę korygującą do faktury, która była wystawiona w okresie awarii KSeF, można wystawić po przesłaniu pierwotnego dokumentu do systemu.